ビジネスに使えるのはどちらか？「Office365」と「G Suite」のメールサービスを徹底比較

組織が事業活動を行うにあたり、メールの活用は必須となっています。メールの運用方法については、自社でサーバーを構築して運用する方法やレンタルサーバーを契約して運用する方法、「Office365」や「G Suite」などのグループウェアを活用する方法などがあります。

近年では、事業活動を行う上で人手不足が懸念されはじめており、IT技術を活用して業務効率を向上させ生産性を上げることが重要視されています。そんな中で、ビジネスに必要とされるITツールやコミュニケーション機能をクラウドベースでパッケージ化して提供しているグループウェアの活用が広がっています。

Office365はOfficeソフトのライセンスが付帯

Microsoftの「Office365」（https://products.office.com/ja-jp/business/office）

Microsoftが提供しているグループウェア「Office365」では、2017年5月13日の記事でも紹介していますが、独自ドメインを紐付けることでサーバーベースでメールを運用しプあらゆる端末へプッシュ配信が可能な「Exchange Online」が付帯しています。

プランは中小企業向けに3プランを用意しており、Exchange Onlineなどコミュニケーション機能に特化した「Business Essentials」は1年契約で月額あたり540円、各種Officeソフトのライセンスを包括して提供した「Business Premium」は1年契約で月額あたり1360円で利用可能です。

また、2017年5月31日の記事で紹介したGoogleが提供している「G Suite」では、フリーメールとして個人を中心に多く使われている「Gmail」をベースにビジネスに最適化して提供しています。プランは月額600円のベーシックプランと、クラウドストレージGoogle Driveの保存容量が無制限となる月額1200円のビジネスプランの2プランで構成されています。

メールソフト「Outlook」を使うならOffice365が使いやすい

メールのやり取りを行う際に、多くの企業で活用されているのがMicrosoftが提供しているメールソフト「Outlook」が上げられます基本的にはOffice365とG Suiteのどちらのサービスを選択してもOutlookでメールの送受信を行うだけではなく、予定表や連絡先、タスクの管理も可能です。

Office365の場合、はじめからOutlookを活用することを前提としてサービスを提供していますので、設定も基本的にはメールアドレスとパスワードを入力するのみと簡単であり、Outlookを初めとした各種Officeソフトとの連携がなされ、メール以外のサービスでも使い勝手が向上します。

G Suiteの場合は、Outlookにメールを設定することも可能ですが、メール以外に予定表や連絡先、タスクなどをサーバーとリアルタイムに同期して活用したい場合は、Googleが提供しているプラグイン「G Suite Sync for Microsoft Outlook（GSSMO）」を別途インストールする必要があります。

ただし、このプラグインを導入した場合、メールのフォルダ機能の一部、予定表のステータス表示など一部機能がサポートされていない場合があります。

メールボックスの保存容量はG Suiteが無制限で活用できる

グループウェアでメールを活用する場合、メールの受信形式としてPOP3などを設定しない限り、サーバーにデータが蓄積されることになります。その際に、気になるのがメールボックスの保存容量です。

G SuiteはGoogle Driveが付帯（https://www.google.com/intl/ja_ALL/drive/）

MicrosoftのOffice365では、プランに関わらず、メールボックスの保存容量は50GBまでに設定されています。一方、G Suiteの場合、月額600円のベーシックプランの場合はクラウドストレージGoogle Driveを含めて30GBまでとなりますが、月額1200円のビジネスプランを利用することでデータ容量は無制限となります。ただし、従業員が5人未満の場合は1TBとなります。

テキストベースのメールを中心に活用するのであれば、Office365でも十分な容量となりますが、画像や映像データなど大容量のファイルを扱う機会が多い場合はG Suiteを検討する方が良いといえます。

セキュリティ機能はOffice365が充実

紹介したとおり、Office365とG Suiteはメール機能として使えるサービスには大きな違いがありませんが、G Suiteには無い、Office365の大きな特徴としては、高度なセキュリティ機能が用意されている点です。

トランスポートルール機能や細かいポリシー設定が可能で、受信したメールにおいて予め策定したポリシーに合致した場合は特定の処理を行うなど、セキュリティに考慮した細かい運用が可能です。